Organiza y comparte documentos de empresa con carpetas, firma digital y envío masivo. Cada empleado tiene su espacio seguro y el admin controla quién ve qué.
Crea, organiza y mueve documentos en un árbol de carpetas jerárquico. Corta, copia y pega como en tu ordenador, desde el navegador.
Marca documentos como de firma obligatoria. El empleado firma digitalmente y se genera un informe PDF con la firma, fecha y datos fiscales.
Envía documentos o carpetas enteras como ZIP por email a uno o varios destinatarios. Añade CC y un mensaje personalizado.
Define qué documentos son visibles para cada empleado o toda la empresa. Protege documentos sensibles con contraseña.
Encuentra cualquier documento al instante con el buscador global. Busca por nombre en todas las carpetas simultáneamente.
Sube múltiples documentos a la vez, incluyendo estructuras de carpetas completas. Mantén la organización al importar documentación existente.
Al dar de alta a alguien, JornAda le crea su carpeta personal. Esa raíz no se puede borrar, así que nadie se queda sin sitio donde recibir sus documentos.
24 tipos de archivo, hasta 50 MB cada uno. Y no basta con la extensión: JornAda lee el fichero y rechaza la subida si no es lo que dice ser.
Los permisos van por carpeta, para una persona, un equipo o toda la empresa, con rol de visor, editor o colaborador.
Sobre el propio PDF marcas dónde va la firma. El empleado firma con el dedo o con el ratón, desde la web o desde la app.
Cada firma genera un certificado en PDF descargable con la fecha, quién firmó y con qué DNI, la IP y el dispositivo desde el que lo hizo, y los hashes SHA-256 del documento original y del firmado. Meses después puedes comprobar que ninguno de los dos se ha tocado. El original nunca se pierde: se conserva aparte del firmado.
Cada carpeta se comparte con una persona, un equipo o toda la empresa, con rol de visor, editor o colaborador, y las subcarpetas heredan lo que tienen encima. Administración ve todo el archivador; un responsable de equipo con permiso de documentos ve además los árboles personales de su gente. Cambiar algo de visible a restringido pide confirmación.
Funciona como el explorador del ordenador: lista o cuadrícula, migas de pan, buscador, copiar, cortar y pegar, y mover arrastrando. La ordenación entiende el español, así que «Nómina 10» va después de «Nómina 9» y las tildes ordenan como en un diccionario. Un mismo documento se reparte de una vez a varias carpetas, y varios se descargan en un único ZIP.
24 tipos: PDF, imágenes, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, texto plano, CSV, RTF, ZIP, MP4 y MP3. Máximo 50 MB por archivo, y la subida se corta en cuanto se pasa. JornAda comprueba el contenido del fichero contra el tipo declarado, así que renombrar la extensión no sirve de nada.
Un certificado en PDF descargable con la fecha, el firmante y su DNI, la firma, la IP y el dispositivo desde el que firmó, y los hashes SHA-256 del original y del firmado. Los dos se pueden volver a calcular en cualquier momento. Es firma electrónica con certificado de evidencias, no un certificado cualificado.
Sí. El empleado abre el documento en la app, lo recorre y firma con el dedo dentro del recuadro que le has marcado; desde el navegador se firma igual, con el ratón. Lo que no está en la app es la Subida Inteligente con OCR, que se hace desde la web.
Por tres vías, y se combinan. La carpeta: se comparte solo con las personas o los equipos que deban entrar. El documento: se marca como restringido en lugar de visible. Y la contraseña: se le puede exigir una para abrirlo.
No desde el propio panel: hay que abrir una consulta en Soporte para intentar recuperarlo. Los documentos llevan control de versiones, así que sustituir un fichero no hace desaparecer el anterior. Y en la firma el original siempre se conserva junto al firmado.
El mismo documento se envía de una vez a varias carpetas, así que una circular no hay que subirla veinte veces. También se puede marcar como público para que lo vea toda la empresa, o compartir la carpeta solo con los equipos que deban entrar. Eso sí, el envío a varios destinos y la firma obligatoria no se pueden combinar: si necesitas que la firmen, se reparte de otra manera. Y los documentos se pueden enviar por correo desde el propio archivador, con aviso si los adjuntos pesan demasiado.
En el archivador depende del permiso que tenga sobre la carpeta: el rol de colaborador es precisamente el que permite aportar documentos sin dar acceso a todo lo demás. Aparte de eso, cada persona tiene su carpeta personal desde el día del alta, y esa raíz no se puede borrar, así que siempre hay un sitio donde recibir sus nóminas y sus contratos. Y los justificantes de una ausencia los sube el propio empleado sobre la ausencia ya aprobada, sin pedir nada a administración.
Sí, y se combina con lo demás. Un documento se puede marcar como restringido en lugar de visible, la carpeta se comparte solo con quien deba entrar, y encima se le puede exigir una contraseña para abrirlo. En el caso de las nóminas repartidas con la Subida Inteligente, esa contraseña puede ser el documento de identidad que aparece impreso en cada página, de modo que cada persona abre la suya sin que nadie tenga que repartir claves una por una.
Salen avisos, y a quien corresponde. Si sube un documento alguien que no es administrador, se avisa solo a los administradores elegidos para esa carpeta. Si lo sube un administrador, el aviso va al dueño de la carpeta personal, o a toda la empresa si el documento es público, y solo a quien tenga acceso si la carpeta está compartida. Y cuando alguien firma, administración recibe un aviso con el nombre de quien ha firmado, así que no hay que entrar a comprobarlo.
En almacenamiento de Amazon S3, con la región europea por defecto, así que los documentos de tu plantilla no salen de Europa. Hay además una caché de siete días, que es lo que hace que abrir un documento ya visto sea inmediato en vez de volver a descargarlo. Y el explorador funciona como el del ordenador: vistas de lista y de cuadrícula, migas de pan, buscador, y copiar, cortar y pegar entre carpetas.
Organiza y comparte documentos de empresa con carpetas, firma digital y envío masivo. Cada empleado tiene su espacio seguro y el admin controla quién ve qué.
